O termo Home Office vem ganhando a internet durante o período de isolamento social devido ao COVID-19.
Naturalmente, com esse interesse repentino surge também questões sobre como gerenciar sua equipe durante o Home Office?
Esta pergunta se torna pertinente na medida em que grande parte das empresas adotaram este regime de trabalho.
Como aqui na Monetizze a nossa equipe está trabalhando 100% home office, separamos algumas dicas estamos colocando em prática e que podem te ajudar bastante durante este período.
Vamos lá?
1 – Defina tarefas
Definir tarefas é uma medida de gestão que deve ser tomada independente do regime de trabalho da sua equipe. No entanto, durante o home office ela se torna muito mais importante.
Diga a sua equipe o que ela deve fazer. Se possível interligue as tarefas entre os setores.
Vamos supor que você gerencie uma equipe de marketing digital.
Peça ao setor de conteúdo que faça um blog post sobre determinado tema, já ao profissional que cuida das redes sociais, que faça postagens direcionadas à pauta que será escrita para o blog, e por fim, que os designers façam a arte destas ações.
Dessa forma, sua equipe trabalhará de forma conjunta.
Assim, você mantém o senso de unidade do time, uma vez que se um deles não executar a sua tarefa, acabará por impactar o resultado final como um todo.
Pode parecer num primeiro momento que uma quebra de cadeia na funções coloca todo um projeto em risco.
Mas, por outro lado, isso incentiva a interação da sua equipe e faz com que cada um comece a utilizar a autogestão para que se obtenha o melhor resultado possível para o projeto.
Isso torna mais fácil identificar deficiências, atraso nos prazos, e um panorama mais amplo do resultado, tanto geral, quanto individual.
2 – Utilize gerenciador de tarefas
A internet dispõe de diversos gerenciadores de tarefas para que você possa além de delegar, acompanhar o andamento do seu time. Alguns são gratuitos, outros pagos.
No entanto, vale a pena a utilização deles. São facilitadores e otimizadores do gerenciamento, sobretudo se ele for feito de forma remota, como no Home Office.
Dentre os principais, podemos destacar:
Se quiser conhecer um pouco mais sobre o Trello, temos uma matéria exclusiva sobre ele.
3 – Faça vídeo chamadas
Foi-se o tempo em que as reuniões se davam somente presencialmente. Hoje, as opções são muito amplas para se reunir uma equipe mesmo à distância.
O ideal é ter o bom senso de que nem sempre as reuniões são necessárias. Mas se forem, existem alguns programas e aplicativos que podem te ajudar nessa tarefa. Tais como:
É importante ressaltar que em regime de Home Office, as vídeo chamadas devem ser feitas somente se forem extremamente necessárias.
4 – Flexibilize os prazos
Quando sua equipe está no ambiente corporativo, todos sabem como ele é. Entretanto, quando um integrante da sua equipe está em Home Office, isto pode mudar completamente.
Pense em uma colaboradora que tenha 3 filhos, e que devido a quarentena, estejam sem poder ir à escola.
É claro que ela terá a sua produtividade reduzida em comparação ao ambiente corporativo.
Portanto, é preciso que se entenda as necessidades e o ambiente de cada integrante da sua equipe
5 – Deixe bem claro as suas expectativas
Ao delegar uma tarefa, seja o mais detalhista possível sobre como ela deve ser executada e os resultados que você espera.
Quando estamos todos no mesmo ambiente, é possível que você acompanhe gradativamente o andamento de uma tarefa. Isto também é possível quando se está em regime de home office.
Porém, isso demandará muito mais tempo, uma vez que você terá que trocar mensagens, acompanhar aplicativos de gerenciamento de tarefas, etc.
Otimizar o tempo é essencial para quem quer ter uma boa gestão da sua equipe quando ela está em home office.
6 – Ofereça as ferramentas necessárias
Cabe a você, como gestor, otimizar os processos da sua equipe. Por isso, pesquise bastante as ferramentas necessárias para que os integrantes dela possam desempenhar suas funções da melhor maneira possível.
Disponibilize equipamentos, aplicativos e tudo mais que for facilitar a execução das tarefas.
Antes disso, veja como funciona estas ferramentas para que você possa tirar dúvidas, caso houver.
7 – Conscientize os colaboradores sobre a nova rotina
Trabalhar em um escritório é totalmente diferente de trabalhar na sua casa. Sendo assim, conscientize a sua equipe sobre a nova rotina que ela deve adotar.
Crie um tutorial que estabeleça a carga horária a ser cumprida.
Além disso, dê dicas de como evitar distrações, como trabalhar com a televisão ligada, com o cachorro rodeando a mesa e coisas que possam tirar o foco do trabalho.
8 – Dê feedbacks constantemente
Trabalhar de home office e não ter um retorno do seu gestor pode sr algo bastante angustiante.
Claro que cada um deve ter consciência da sua produtividade. No entanto, algumas pessoas podem ter dificuldades em se adaptar a esse novo regime de trabalho.
Por isso, dê feeedbacks constantemente.
Se ele for negativo, pergunte o que está ocorrendo, como você pode ajudar, se ele necessita de algo que você não providenciou.
Se for positivo, não hesite em elogiar, no entanto evite elogios generalistas, do tipo: ficou ótimo seu trabalho. Seja mais detalhista diga o que gostou, por que gostou, e como foi útil a atitude do seu colaborador.
Conclusão
Em tempos de isolamento social e pandemia, o home office surge como alternativa para algumas empresas e como forma de sobrevivência para outras.
O fato é que esta modalidade de trabalho ganhou uma enorme relevância nos últimos dias. Porém, gerenciar uma equipe à distância requer alguns cuidados específicos.
Pode ser algo difícil, por ser novidade, mas não impossíveis, como vimos neste post.
Gostou das dicas de como gerenciar sua equipe em regime de home office? Conhece mais alguma que possa ajudar outros gestores?
Conte para nós nos comentários.
